Barion Pixel

Hogyan priorizálj, ha minden a legfontosabb? [Podcast]

Hatékony hanganyag!

Hallgass bele

Iratkozz fel:

Írva is, amiről beszéltünk

Miről fog szólni ez az epizód?

A priorizálás az egyik legfontosabb feladatunk, és tanulható!

Mindig, minden teendő a legfontosabb és a legsürgősebb. Ilyenkor mit lehet tenni?
20 legfontosabb között lehet különbséget tenni, vagy az a legjobb, ha ülsz, fogod a fejed és várod, hogy eltűnjön a 20-ból 19 és megmaradjon azaz 1, amit tényleg fontos volt?

Most abban fogunk segíteni neked, hogy adunk tippeket arra, hogyan tudod priorizálni a feladataidat jobban és hatékonyabban?

Hatékony videó!

inkább néznéd is?

Ne maradj le a friss hírekről

És igazándiból ez a módszertan viszont addiktív, mert amúgy tényleg működik. Én is máshogy dolgoztam, tök sokat olvastam róla, kipróbáltam, és rászoktam, és szeretem most már a munkanapjaimat úgy kezdeni, hogy kiválasztom azokat, amikkel akarok foglalkozni aznap. Akkor ezt hová vezessem fel? Ugye, nyugtass meg, hogy csak van valamilyen app erre.
– Megnyugtatlak, rettenetesen sokat van, ami ezzel meg tud birkózni. Nyilván, hogyha egyet kéne kiemelni arról, hogy nem fogok meglepetést okozni senkinek. Én a Todoist-et használom.
– Todoist.
– Maga a Tool, az nem fontos, az a fontos, hogy mivel töltöd meg és milyen gondolat mentén, mert hogyha bármilyen feladat van, amit szeretek csinálni, annál is fontos, hogy blokkosítsad, tömbösítsed és adjál neki időt, hogy azzal az egy feladattípussal rá tudjon állni az agyad, és be tudjad darálni az összes halat.
– Hatékony leszek.
– Egy podcast azoknak, akik szeretnének hatékonyabbak lenni. Hatékonyabbak, de hatékonyabbak.
– A napi küzdelmeidben az idővel folytatott harcodban szeretnénk segíteni ezzel a műsorral. Veled együtt keressük részről részre, hogy hogyan lehet szervezettebben élni, időt spórolni, kevésbé aggódni.
– Ez a cél. A többit pedig már csak rajtad és rajtunk múlik.
– Hatékony leszek Podcast, ha jobb akarsz lenni saját magadnál. Hatékony leszek Podcast, ha jobb akarsz lenni saját magadnál.
– Helló, és adj Isten, nagy szeretettel köszöntünk téged, ez a hatékony leszek, podcast, itt Mikos Ákos.
– És Tóth-Czere Péter.
– És te kedves pajtás, akivel közösen mindig beszélgetünk arról, hogy hogyan lehetnél, és közben mondom ezt úgy is, hogy igazából nekünk is hasznunkra válik a beszélgetés. Hogyan lehetnénk hatékonyabbak? Ebben talán a feltételes mód nem is annyira hetyke, inkább azt tudom mondani, hogy legyen ez egy erőteljes kijelentés, hogy legyünk hatékonyak, és ma például a priorizálásban fogunk elvegyülni, amely rész tulajdonképpen egyfajta visszaszámlálás vagy előreszámlálás is lehet, különböző feladatok elé írj számokat. Köszönjük, hogy velünk voltál ebben a rövid formátumban. Péter, tiéd a szó.
– Igen. Hogyha ez megvan, akkor igazándiból ugye kész is vagyunk, és akkor a jelenlegi trendeknek megfelelően csináltunk egy sort kesztet másfél percben, amiből több mint egy perc a felvezető volt. Egyébként alapvetően az sokat segít. Nekem a problémám azzal az egésszel az, hogy a priorizálás az ilyen alulértékelt. A priorizálás az mindig az, amit szoktatok-e priorizálni. Priorizálják egytől négyig mondjuk, amit a szoftver enged nekik így, amit használnak éppen, hogy melyik a top prior feladat. És amikor kiderül az, hogy ha átnézzük, hogy a feladatok 80 százaléka a legfontosabb, a maradék 20 százalékot meg elfelejtette a legfontosabbra beállítani. Tehát, hogy ez az a szint, ahol viszont már tök mindegy, mert saját magam alatt vágtam ki az egész erdőt, és ugyanoda bekerülök. Mert viszont amiért kell foglalkozni vele, és engem ezért bosszant ez egyébként a legjobban, hogy nincs szerintem olyan ember, akinek annyira kevés feladata lenne, hogyha csak így ránéz a feladatainak a listájára, akkor így ránézésre át tudja futni és ki tudja választani abból a legfontosabbat. Ennyire kevés feladata van.
– Mindegyik fontos. Hát ez az.
– Nem erről indulunk ki, hogy akkor nekem ez azért kétszintű játék, mert hogy felírod-e a feladatot magadnak, mert úgy érzed, hogy az fontos, tehát nem lenne jó elfelejteni, illetve talán fordítva is. Felírom, el ne felejtsem, tehát fontos. Ott van mindannyian, mint feladatok, legyen az kevés sok, közepesen sok, és akkor még ezen belül elkezdünk priorizálni, tehát ilyen különböző polcokra pakolni őket, míg végül rájövünk, hogy amúgy a baszki mindegyiket meg kellene csinálni. Előbb vagy utóbb?
– Igen.
– És hát akkor igazából szinte ugyanott vagyunk bizonyos szempontból. Vagy nem?
– De, pont az a lényeg, hogy előbb vagy utóbb, és ebben segít a priorizálás, mert egyébként a hatékonyság érzését a legnagyobb mértékben amúgy a stressz bombázza le a földig. Tehát hogy az a legrosszabb dolog, amit tudunk tenni a hatékonyságunkért, hogyha állandóan stresszben élünk, és az egyik legkomolyabb stresszfaktor a mindennapokban, csak hogy a prioritásra rákanyarodjunk ezzel a témával és az, hogy vajon jó feladatot csinálok-e. És ez egy olyan kérdés, ami az esetek egész nagy részében ott van a háttérben és piszkál minket hátulról, és hogyha ezt nem tudom onnan eltüntetni ezt a hangot, akkor az iszonyatosan rossz érzés, és nagyon mentálisan is, de egy idő után konkrétan fizikai tüneteket is tud okozni az a fajta stressz szint, amit ezzel okozok magamnak.
– Vajon jó feladatot csinálok-e?
– Igen.
– Ez a kérdés. Mondjuk nekem többször, hogy vajon jó-e, hogy feladatot csinálok? Ez is igen sokszor felmerül bennem. Jobb lenne nem csinálni semmit ebben az esetben a priorizálással sem kellene küszködnöm.

– Szerintem egy nádas.
– Tehát, hogy az nem jó. Tehát, hogy az ember akkor boldog, ha ha dolga van.
– Most nem ezt érzem.
– Most nem ezt érzed, vagy rosszul priorizálsz? Ugye?
– Megeshet, pedig random szoktam számokat. Tehát én még most jelenleg abban a fázisban vagyok, hogy mondjuk ott van előttem egy feladatsor, és egy hatos dobókockával dobálgatom ki, hogy melyik milyen priorizálású.
– Ez is segít.
– Igen.
– Sajnos múltkor nagyon jó szériában mindegyik egyesre jött ki, úgyhogy nem volt egy jó nap, de végül lefeküdtem hajnal négykor. Végül is, tehát hogyha minden fontos, akkor egy ponton szerintem ez is jó lehet, hogy akkor kő-papír-ollóban eldöntöd, hogy melyik a fontos.
– Van az a szint, persze, amikor ebbe bele tudsz menni, és akkor átengeded a szerencsének a lehetőséget, és azzal is egy picit magadról veszed el a felelősséget amúgy, hogyha dobókockázol, de szerintem azért ennél van jobb megoldás.
– Na jó, várj, és akkor mondjuk ennél a priorizálásos izéinél, amiről most beszélgetünk, akkor melyik a jobb hozzáállás, vagy egészen egyszerűen ez a sztahanovizmus kérdése lesz-e, hogy nyeld le a békát, vagy csináld, amihez először kedved van.

Mondjuk az egyes prioritásúak közül?
– Én mind a kettőt használom és javaslom használni. A kérdés a sorrend, mert sokkal másabb érzéssel fogsz dolgozni úgy, hogyha először lenyeled a békát, aztán foglalkozol azokkal, amiket szeretnél csinálni, minthogyha kiválasztod azokat a feladatokat, amiket szeretnél megcsinálni, és azok közül kiválasztod a békát.
– Aha, értem. Azt hittem, azt mondod, hogy akkor lehet egyszer a kettőt csinálni, ha amúgy meg szereted a békát nyelni ebben az esetben?
– Egyébként maga a módszer, hogy nyerd le a békét a nap elején, akinek nincs meg az ügyes, annyit jelent, hogy minden nap kezdjél lehetőleg azzal a feladattal, ami fontosság szempontjából a legnagyobb hatással van a napodra, viszont éppen emiatt egészen riasztó és nem akarod megcsinálni. Kezdd azzal a napot!
– Ugyanígy vagyunk most. Most itt ülünk, a nap elején vesszük fel ezt a műsort, fó, pontos, meghatározza a napom. Nagyszerű, remélem, te is így kezded, aki hallgatod, vagy meghallgatni a hatékony leszek podcast új részét.
– És igazándiból ez a módszertan viszont addiktív, mert amúgy tényleg működik. Én is máshogy dolgoztam, tök sokat olvastam róla, kipróbáltam és rászoktam, és szeretem most már a munkanapjaimat úgy kezdeni, hogy kiválasztom azokat, amikkel a karok foglalkozni aznap. És ebben benne van az, hogy én az előző epizódban beszéltünk majd pont erről, hogy van az akarok, meg a muszáj, meg a kötelező, meg az ilyen típusú felosztás, de hogy kiválasztom azokat, amikkel akarok foglalkozni, mert én akarok, akarok foglalkozni vele, mert muszáj, és van egy ilyen pakkom egy napra, és azok közül kiválasztom azt, amivel a legbüszkébb leszek magamra, ha megcsinálom, inkább fogalmazzunk így, ne békét nyerjünk, hanem amiért a legbüszkébb leszek magamra, ha megcsináltam. És minden nap azzal keveredek. És így az úgy, hogyha sikerül, és jó idő alatt tudom megfutni ezt, akkor az úgy tökre jól megalapozza nekem az adott napomat.
– Trainspotting Péter gondolatait hallottuk a függőség egy új fajáról. De gondolom a függőségednek egy olyan pontja is van, hogy akkor ugye itt már az előbb ennyibe belekaptam, de hogyha azt kutatjuk, hogy akkor hogyan lehet stresszmentes az életünk, és hogy arra az egyik válasz, vagy a válasz a priorizálás? Még ezt is mondd meg kérlek. Egyik vagy a válasz?
– Az egyik nagyon fontos válasz arra, hogy hogyan tudunk stresszmentesek lenni, mert a feladataink, a teendőink, az elintézendő, kötelező és nem kötelező dolgaink, az egyik legkomolyabb stresszfaktor mindenkinek az életében, az legyen munka vagy magánéleti elintézendő dolog, feladat, bármi. De ha tök biztos vagyok benne, hogy mindig azzal foglalkozol, ami nekem tényleg a legfontosabb, akkor az ad egy hatalmas alapnyugodtságot. És ez nagyon-nagyon fontos. Egyébként ez az alapelv, ez nem a GTD-nek a sajátja, de a GTD-ben is például nagyon erősen bele van ivódva, ezért nagyon jó stresszcsökkentő módszertan a Getting Tings Dun is. De amikor mondjuk a mai beszélgetés, ahogy így készültem, meg olvasgattam utána, egy csomó pont van, amit most végig tudunk pörgetni gyorsan azért most a beszélgetés folyamán, ami szerepel a GTD-ben, mert csökkenti a stresszt, de tökre nem a GTD-nek a sajátja, hanem ez egy egyetemleges, mindenki által javasolt módszer, ami segít abban, hogy jobban tudjál priorizálni és ezáltal csökkentsed a saját stressz szintedet.

– Keveset tudok a GTD-ről, de azt tudom, hogy ott az listázással kezdődik, mármint, hogy így összehordom egy szénakazalba azokat, amikkel foglalkozom.

– Például egy ilyen egyetemleges pont, amit minden szakértőnek az írásában megtaláltam, hogy a nulladik pont ahhoz, hogy te tudjál egyáltalán priorizálni, hogy te tudjál egyáltalán priorizálni, nem jól vagy rosszul, hanem hogy meglegyen rá lehetőséged, ahhoz a nulladik pont az, hogy írjál egy ilyen master listet, tehát egy ilyen teljes listát az elintézendő dolgaidról, hogy egyáltalán tudjad, hogy miket kell priorizáljál.
– Majd miután kész, szörnyülködj el, és szívszélvűdésben feküdj le a saját verejtékedbe, hogy ezt mind meg kell csinálnom.
– De várjál!
– Konkrétan így történt velem is amúgy, amikor elkezdtem.
– Igen, ez a nyolcszáz valahány.
– Hatszáznegyvenkilenc, és így.

A mai napig nem felejtem el azt a számot, így ott volt a feladat, mellette volt egy halvány szürkével kiírva, hogy 649, és így néztem, hogy ez nincs.
– De várjál, ez most, amikor így összeszedsz egy ilyen listát, mint egy ilyen mesterlistát, vagy nem tudom, minek nevezzük, akkor ez a most jelenlévő feladatok, vagy bele kell írni, hogy menni a haverokkal bridzsezni a nyugdíjas klubba, majd 2054-ben.
– A parancslistát is beletúrom egyébként, mert egy bizonyos ponton az is egy prioritás, hogy azt szeretnéd kiüríteni, meg szeretnél belőle dolgokat üríteni. Ebből a szempontból például a GTD-s verzió nekem jobban tetszik, mert az nem bakancslistának hívja, hanem valamikor talánnak, és például én GTD-s szemszögből minden héten egyszer átnézem azt a listámat is, hogy hátha van valami, amit át tudok vinni a megcsinálandók közé, és nem azt mondom, hogy.
– Most kanyizol, ha te nekiülsz minden héten átnézni ezt a listát.
– Heti áttekintésnek hívják ezt a folyamatot GTD-n belül, és minden héten egyszer átpörgetem az összes feladatomat, és segít rendben tartani a célokat, fókuszokat megtartani. Kikerülnek dolgok, akár komplett projektek, bekerülnek új projektek. Ez nem egy hosszú folyamat, hetente egy óra. Tehát, hogy ez nem egy óra.
– Tényleg nem. Mire költené az ember ezt az egy órát, hogyha nem épp a reszelésre, hanem például leülsz és átnézed a feladataid összességét.
– Igen, igen, igen, igen. De én azt visszanyerem azt az időt viszont a hétköznap, mert hogyha rendbe rakom előre a hetemet, akkor utána az a fejvakarós gondolkodás, hogy na most mit csináljak, az egész héten nincs.
– De akkor ez az egy óra? Ezt úgy kell elképzelni, mint amit a hétfőn reggel 5 és 6 óra között, egy kávéval gőzölögve, miközben a kiskutyát, buksiját simogatod a kandalló előtt, te áttekinted egy flanel kockás pizsamában a feladataidat?
– Igen, az időpont nem stimmel, de a többi az gyakorlatilag tökéletes.
– Minden megvan.
– Minden megvan.
– De igen, hétfőn délelőttönként én általában valamikor délelőtt, attól függ, hogy bejön-e valamilyen meeting, vagy bármi. Igyekszem a hétfő, kilenc és tíz óra közti időszakot igyekszem szabadon hagyni. Nyilván az üzleti élet az ezt fölül tudja írni, hogy a családi szükségletek, de ha megtehetem, akkor hétfőn 9 és 10 között én átnézem az egész heti terveket, meg hogy mik vannak, mik nincsenek már, mit kell delegálnom, mit delegáltak nekem, mi az én teendőm, mit kell tervezni, mit kell. És akkor ezt egy órában le tudom tenni. De ez egy ilyen feladat, ami a te arcodon is látszik. Aki csak hallgatja, mondom, hogy közel áll a hányingerhez Ákos. De ez nekem is ilyen. És ez pont ezért jó, mert hetente csak egy órát kell ezzel szenvednem, és utána egész hétre rendbe van rakva nekem. És egy ilyen magabiztosságot kapok tőle.
– Ilyenkor nincs az, hogy imádkozol, hogy nyissanak rád inkább valami családi feladattal? Vagy hogyha ez megtörténik, akkor mikor pótolod?
– Igen, igen. Tehát az a legjobb, hogyha egy órát úgy el tudok tölteni, hogy nem zavar be semmi, és akkor egy óra múlva le tudom ezt zárni, hogy jövő hétig nem foglalkozok ezzel.
– Kedves produktivity pajtás, vagy produktivitás pajtás, aki hallgatod ezt. Gondolj mindig hétfőn 9-kor Péterre, amint a kiskutyával, a kandallóval, és a nyáron elég szar érzés a kandalló előtt ülni, de Péter ezt is megteszi azért, hogy a feladatai meglegyenek. Szóval, hogy esetleg jusson eszedbe ez, és akkor jusson eszedbe az, hogy te vajon ránéztél-e már a mesterlistádra, hogy ne mondjam, létezik-e már a mesterlistád, és hogyha nem, akkor töltenél-e ezzel szívesen egy most egy hétvégét, bármikor is hallgasd meg a következő hétvégét eltölteni ide ezzel.
– Egyébként azért hasznos, mert sokkal. tehát ad egy rálátást arra amúgy, hogy miket szeretnél, meg miket akarsz csinálni. És amikor én először leírtam, a 649 az nagyon-nagyon sok. Tehát én amikor oktatásról mondjuk azt szoktam mondani, hogy mindenki, aki nem gondolt bele, hogy mennyi feladata van, és hogyha most azt mondom, hogy rászánhatsz egy egész napot, vagy kettőt, hogy leírj mindent, munka, magánélet, hobbi, tervek, barátok, család, akármi, akkor olyan 100-300 az átlag, tehát ez a hivatalos verzió, hogy 103.000 feladata mindenkinek van szimultán.
– Ebben már benne van a mesterlista állítás is, tehát, mint feladat? Tehát, hogy ez egy ilyen 101-301.
– Ja, oké. Gondoltam, ez így jelentkezik. Na jó, ott tartunk kábé, hogy ott van minden a listán, és most valahogy priorizálnunk kellene. És akkor a 649-et elkezdek így tételenként végigmenni, hogy egyes, kettes prioritás, hármas prioritás, vagy egyáltalán az, hogy kéne, majd kéne, vagy hát hogyan csoportosítod őket?
– Hát én nagyon sokféleképpen szoktam csoportosítani. Alapvetően a GT időmben nekem nagyon sokat segít, de nem akarok csak arról beszélni, úgyhogy most nem is kifejezetten a GTD-s megközelítésből készültem rá, hogy beszélgessünk a témáról, hanem egy olyat, ami mindenkinek jó tud lenni, és egyébként én is használom a GTD-vel ilyen átszőve gyakorlatilag, és úgy próbáltam meg összerakni egy sorrendet, hogy ez egy tök követhető legyen mindenkinek. Tehát az első, hogy nulladik pont ki, hogy értelmezi, legyen egy mesterlistánk az összes teendővel. Tényleg, ezt úgy képzeld el, hogy legyen egy lista, amit így leírsz föntről lefelé, nincsen kibontva, csak le vannak írva a feladatok egymás alá. A következő rész, aminél már egy kicsit el kell kezdeni ezt úgy szétbontani, hogy csoportosítsuk valamilyen szempont szerint, és erre nekem a kedvencem az, hogy fontosság és sürgősség szerint lehet ezeket csoportosítani. És erre van az az úgynevezett Eisenhower mátrix, egy fontos sürgős mátrix, ami azért jó, mert ha csak nagyon fapadosan akarom nézni, akkor a saját feladataimat berakom ebbe a négybe, és nem vagyok előrébb semmivel. Ha az összes feladatot fölírom és berakom ebbe a négybe, és úgy értelmezem, hogy ez nem biztos, hogy az én feladatom, mind a fontos sürgős mátrix miatt, akkor hatékony tud lenni, mert azt mondom, hogy ami a fontos és a sürgősbe kerül be, az az, amit megpróbálok megcsinálni minél hamarabb. Az, ami a sürgős, de nem fontosba kerül be például, az nekem nem fontos, viszont sürgős lenne megcsinálni, tehát mi a megoldás?
– Delegálom.
– Delegálom, igen, tehát hogy meg kell csinálni, csak nem nekem.
– Ez az!
– Jó, és akkor mondd nekem!
– Nem tudom.
– És akkor már nem az én feladatom, és mégsem az van, hogy eldobtam. És akkor van a fontos, de nem sürgős, azt most ugye nem csinálom meg, mert nem sürgős. Tehát elrakom magamnak későbbre, és majd valamikor megcsinálom. Na, állj itt egy ásónyomra! Fontos, de nem sürgős, majd elrakom későbbre. Most indítsam el a Ne halasztgass című epizódunkat? Vagy?
– Nem, nem, nem, nem. Ezt fogalmazzuk úgy, hogy ütemezd be valamikorra. És akkor már nem az van, hogy halogatod, hanem amennyire tudod, akkor nyilván érdemes meghatározni neki egy kifutási időt igen, mert egyébként soha nem lesz meg, de például ebben nekem segít a heti áttekintés, csak hogy hozzak egy kontrasztot ide, pont azokat a feladatokat, amiket nem dátumhoz ütemezek, hanem csak az, hogy majd megcsinálom, azt hetente egyszer átpörgetem, és folyamatosan mindig kerülnek be dolgok, hogy jó, most már megcsinálom.
– Hétfő, kilenc óra Péter leül a kutyával az emlegetett gőzölgő kávéval. Viszont a heti áttekintés, átütemezés jövő hétre. Kész! Meg is vagyunk! Köszönjük szépen! Mármint hogy az egész heti átütemezést átütemezed, vagy a heti áttekintést átütemezed jövő hétfőre. Én meg is vagyok, nem halasztgattam, ütemeztem. Külön üdvözölünk minden politikus hallgatónkat. Kérem, merítsenek ebből a műsorból.
– A kurzus.
– Nagyon szép.
– Na de válaszold meg nekem, hogy ezek alapján mi történik azzal a feladattal, ami nem sürgős és nem is fontos?

– Az élet legnagyobb boldogságával törlöm vagy felejtem el.
– Így van. Tehát az pontosan az a szekció, ami másnak se fontos, neked se fontos, és mindig lesz annál fontosabb.

– De ezt most nem értem, abból a szempontból bocsánat, hogy ezek ilyen egyéni morális kérdésekké is átavanzsálódhatnak, mert az, hogyha ránézek a listámra, és azt tapasztalom, hogy a többihez képest ez nem fontos, és nem sürgős. Akkor mi a túrónak van a listán?
– Mert egyébként amikor azt mondtad, hogy összeírod az összes feladatodat, akkor mint teendő eszedbe jutott, csak ha összeveted a többivel, akkor abszolút vesztese ennek a versenynek, és tudod, hogy nem fogod megcsinálni soha pont ezért.
– Mert nekem az a gondolatom, hogy ami mondjuk nem fontos és nem sürgős, az például egy ötlet. Tehát hogy az viszont akkor értem, hogy törlöm a listáról, de azt gondolom, akkor berakod egy zacsiba, amibe gyűjtöm az ötleteket.
– Igen, igen, igen. Tehát az más. Egy csomó. Nekem is vannak azért ilyen kis ötletládáim, ahol a kis terveimet, milyen oktatást akarok az oldalra csinálni, milyen témában akarok előadni, milyen könyvet akarok írni, milyen podcastet akarok csinálni, tehát hogy így ezekből nagyon sok van. Ez nem baj, egyébként ezeket külön kell tárolni, ez pont a valamikor talán baj, tökéletes tartalom, mert a valamikor talán listám, az egy ilyen inspirációs hely, hogy mi az, amit tenni akarok azért, hogy én boldogabb legyek. Tehát nem külső nyomásra, nem a kötelező miatt, hanem mi az, amit azért akarok csinálni, hogy én jobban érezzem magam.
– És hova vezessem ezeket? Mármint úgy értem, hogy a nagy sikerrel esetleg egy három sajtpapírra felírtam a 649 tételt. Mindegyik mellé odaírtam számokat, kitöröltem, ami négyes, tehát akkor tulajdonképpen csak 1-től 3-ig terjedő skálán van, akkor ezt hová vezessem fel. Nyugtass meg, hogy csak van valamilyen app erre.
– Megnyugtatlak, rettenetesen sok apa van, ami ezzel meg tud birkózni. Nyilván, hogyha egyet kéne kiemelni, akkor nem fogok meglepetést okozni senkinek. Én a Tudu East-et használom.
– Tudu East!
– Mindenkinek jó, mindenre jó. Tényleg szuper, de az az utolsó pont, ami megboríthatja a hatékonyság érzésedet, hogy melyik appot használod, azt használd, ami neked tetszik. De tényleg. Most már a funkcióban mindenben benne van.
– Jegyzetek.
– Akár ez is.
– Az jut.
– Tehát, hogy a jegyzetek, és annak van egy párja, ha már az Apple-ös ökoszisztémán belül gondolkodnak, ott vannak az emlékeztetők, tökéletes, oda is föl lehet építeni egy ilyen hálózatot. Van ismerősöm, aki a Google Keepet használja, és aki ilyen post-it jellegű kártyákon vezeti az egészet, ugye?
– Nem kedves rádióhallgató!

Képzeletben jelenjen meg egy kéz, ami a homlokomra mutat, hogy ezt a parét, ez bazmeg képben vezeti a feladatait.
– De miért?
– Igen.
– Tehát, hogy nincs ezzel semmi gond.

– Hát, ezt erről majd a környezetemben élőket és itt jelen lévőket.
– Bíró úr, átfogalmazom? Működhet.
– Igen. Működhet. Működhet. Talán ez így jó. Ugyanakkor az is biztos, hogyha ez nem lenne, ennyire sem működne, szóval ez mindenféleképpen a javára legyen írva, bármilyen felületen is legyen.
– Úgyhogy alapvetően maga a túl az nem fontos. Az a fontos, hogy mivel töltöd meg és milyen gondolat mentén, mert hogyha most ebbe a kétszer kettes matricba szétszeded, tök jó, ez már így a most csináld meg jellegű feladataidat, hogyha 25 százalékot adunk minden egyes ilyen blokknak ebben a 2×2-es mátrixban, akkor le ne egyedelted.
– Aha.
– De ez még mindig nem napi bontás, csak azt tudom, hogy ebben a nagy listámban hogy van. Akkor most, hogyha nekem egy napban hét és fél órám van dolgozni, mert a másik fél órában tulajdonképpen nagyon fontos ebédelnivalóm van, akkor ebben a hét és fél órában, hogy döntsek, hogy a sok egyes közül melyik kerüljön be, vagy hogyan szűkítsem az időt.
– Én, mint GTD tréner, meg GTD gyakorló, mindenkinek azt mondom, hogy próbáld meg nem beütemezni a feladataidat adott napra. Tehát, hogy csak azt tedd be hétfőre, keddre, szerdára, tíz órára, délután kettőre, amit tényleg akkor kell, vagy tényleg akkor akarsz megcsinálni pontosan akkor. Ha tök mindegy, hogy mikor csinálod meg, akkor a GTD-nek az alap priorizálási rendszere az elé tolja, mint a következő legfontosabb feladatot, tehát hogy nekem ilyen szempontból könnyű dolgom van, de ami viszont mindenkinek működik és tud segíteni abban, hogy jobban tudjál időszakra priorizálni, az az, hogyha megnézed azt a listát, ami a fontos és sürgősben van, tehát a csináld meg listádban, és ami a nem sürgős, de fontosban, tehát az ütemezett feladataid között van, és ha ezt megnézed, ezt fel tudod azért nagyjából úgy osztani, hogy melyiket milyen nap, melyik héten akarod megcsinálni, és hogyha teheted, akkor tervezz egy picit előre. Legalább egy hetet próbálj meg előre mindig meghatározni magadnak. Nem faltól falig, tehát az nagyon fontos, hogy 7,5 órát sose tervezd be. Erről is lesz szó majd a következő pillanatban, hogy miért ne, de hogy sose hét és fél órányi munkát tervezzél magadnak, hanem annál jóval kevesebb. Tervezd a felét, akkor valószínűleg boldogan mész haza minden nap. És nem azért, mert kevés feladatot csináltál meg, hanem ugyanannyit, csak boldogabban mész haza. És akkor próbáld meg úgy beosztani, hogy mi az, amit ma akarok megcsinálni, mi az, ami nagyon fontos, de mára nem fér bele. És holnap akarom megcsinálni, eggyel mondjuk nézhetsz távolabbit is, hogy mi az, amit ezen a héten akarok megcsinálni. Hogyha ez pénteken teszed fel ezt a kérdést magadnak, akkor nyilván azért nem lesz annyira átütő az ereje az eredménynek, tehát ha hétfőn kérdezed magadtól, hogy ezen a héten miket akarok elintézni, azért az tök jól befókuszálja azt a 649 feladatot egy nagyon maréknyira.
– Ez már az, amiről már egyszer itt beszéltünk valamelyik epizódunkban, nem tudom, hallgass végig az összeset, aztán lécikert számon, hogy miért nem emlékszem, hogy melyikben. Szóval, hogy valamifajta blokkolásról volt szó, hogy akkor a napunkban magát a munkaidőt, azt akkor érdemes betervezni, beszúrni, be nem is tudom mit csináljunk. Kivéve nyilván, hogyha egyébként eleve már a főnökünk beblokkolta a munkaidőnket, mert olyan rendben dolgozunk.
– Legyél gyorsabb, mint a főnököd, ez nagyon fontos. Nagyon fontos beblokkolni az időt, és most ez olyan, mintha magam ellen beszélnék, hogy ne foglald be az időt a feladatokra a naptáradban előre, hanem próbálj meg csak úgy napra tervezni és hétre előre tervezni, de blokkold be az időt a naptáradban. Nem egy-egy feladatra kellene, hanem mondd azt, hogy szerdánként kilenctől délig beblokkolok egy időszakot magamnak, ahol azt mondom, és amennyire tudom tömbösíteni, hogy akkor mondjuk kilenctől délig szövegírással foglalkozok.
– És oda bepakolok.
– Konkrét feladat?
– Nem, nem. Az a tevékenységnek a gyakorlata.
– Minden kedden délután, vagy ha nem bírom rávenni magamat, vagy ha közbejön valami, akkor átcsúszik szerda délelőttre. Én minden kedden délután adminisztratív feladatokat viszek végig a legnagyobb hősiességgel, mert ezt utálom a legjobban, és ebben segít nekem a tömbösítés, hogy minden kedden délután adminisztrálok, ami a céghez kell, ami az itthoni dolgokhoz kell, és ez azért fontos, mert rááll az embernek az adott feladattípusra az agya, és emiatt gyorsabban tudok haladni azon belül. De ha ugrálnom kell a témakörök között, azzal fölöslegesen fárasztom magam. Kedd délután, és így, amíg korábban két és fél, három óra volt hetente, amikor darabolva volt, most így egész jól leszűkítettem, nem csak emiatt, de olyan háromnegyed órára minden héten az adminisztrációt. Egyrészt mert tömbösítettem, és ez szerintem nagyjából egy órát nyert nekem minden héten, és a másik pedig az, hogy bekerült ebbe a részbe, és most már szerencsére Áldassék Zsófi neve a delegálás feladatkör az adminisztráción belül is, tehát szépen elkezdtük ezt csapatmunkában csinálni, ami nekem egy nagyon fontos eredmény volt, de mindenki másnak bármilyen feladat van, amit szeretek csinálni, annál is fontos, blokkosítsad, tömbösítsed, és adjál neki időt, hogy azzal az egy feladattípussal rá tudjon állni az agyad és be tudjad darálni az összes olyat.

Tehát ez csak annyi, hogy befoglalok nagyobb időszakokat.
– Mennyire vagy magaddal megbocsájtó, hogyha ez mégsem megy? Úgy értem, hogy. Merthogy nekem az jutott rögtön az eszembe, hogy oké, betervezem, és valami halaszthatatlan. Tényleg, egyszerűen ennél jobb idő a kávézásra nincs. Vagy a nem is tudom micsodára. Miközben ez megtörténik. Szomorú vagyok.
– Az utolsó mondatodig azt mondtam volna, hogy akkor menj és kávézzál. Én alapvetően hiszek a saját megérzéseimben, azért mondjuk, merthogy én kifejezetten egy ilyen, ha munkáról van szó, akkor szeretem teljesíteni az általam szabott kvótát, és én szeretem. Nekem az megelégedettséget okoz, hogyha sokat tudok dolgozni olyan dolgokkal, amiket szeretek csinálni, és nem vagyok elégedett, hogyha nem sikerül. Éppen ezért tudok megbízni abban a megérzésemben, hogyha azt mondom, hogy most nekem.
– Ki kell feküdjek egy fél órára a függönybe a kertbe egy kávéval. Nekem ez az abszolút pihenés itthon, tehát hogy tényleg azt mindenki tudja, hogy milyen. A lányok medencéznek, ugrálnak, a feleségem a kertben szöszmötöl.
– Télen is?
– Télen is?
– Télen is.
– Ott koriznak.
– Én meg a függöny hegyban fekszek egy kávéval.
– És fázol.
– És rohadt hozzá.
– Igen, igen, igen, igen. Tehát nekem az az abszolút kikapcsolás, ott egy fél óra, húsz perc az elég, hogy föltöltődjek, és én már merek megbízni ebben a megérzésemben. Tehát én azt javaslom mindenkinek, hogy a kellő felelősségtudat mellett engedjetek az ilyen jellegű megérzéseiteknek, higgyétek el, hogyha azt érzitek, hogy most pihenni kell, akkor most pihenni kell. De tényleg, és utána gyorsabban fog menni a munka. Úgyhogy én megbocsájtó vagyok magamnak.
– És erről már máskor, máshogyan kérdeztelek a tapasztalataidról, de hogy mi van akkor, hogy is mondjam, az emberileg képessé válás, mármint a munkára képessé válás, egyszer csak kifutott, de még mindig ott a feladat. Pláne olyan feladat, bocsánat, ami nemhogy fontos és sürgős, de hogy fontosan sürgős és sürgősen fontos. Tehát ez a Eisenhower Mátrix bal felső sarkán túli bal felső sarok.

– Abban az esetben mi a túró történik, Péter? Rosszul priorizáltam valószínűleg, igen.
– Igen, egy tanulási görbe indul el az én esetemben. Ilyen önelemző típus vagyok, tehát én szeretem azt mondani, hogy azért vagyok nyugodt, mert a rendszer tökéletes, de hogy sose tökéletes, és vannak ilyenek nekem is. Én ilyenkor általában mindig arra jutok ki, hogy túlvállaltam magam, és akkor nem csapok át önostorozásba, de egy ilyen rosszalló pillantással vegyített bólintással és szúrós szemmel meredek magamra, hogy igen-igen, tehát ezt most megint elbasztad. Én azt gondolom, hogy egyre ritkábban van ilyen, aminek én örülök, nem odaérni akarok, hanem az úton haladni. Tehát, hogy ez mindig lesz. Én mindig lelkes leszek arra, amit éppen akarok.
– Igen, a mai részünknek.
– Igen.
– Köszönjük.
– Megvolt a tételmondat.
– Én azt tudom magamról, hogyha megteremtem azt az időt, aminél tudnék ilyen hedonizálva dolgozni és ugyanolyan hatékony lenni, az pontosan elég idő arra, hogy kitaláljak egy új projektet magamnak.

– Óvatosan az ilyenekkel.
– Igen, tudom.
– Könnyű rácsúszni, éppen ezért kell folyamatosan biziben tartani az agyad, hogy ne jussanak ilyen hülyeségek eszedbe, hogy még mibe lehetne belekezdeni. Elég, ha a mostaniakat tolja mindenki, úgyhogy nem kellene újítani.
– Nem is feltétlenül csak a megbocsátás lesz a megoldás erre, hogy hát ezt nem sikerült, de nem haragszom magamra, mert én speciel ilyenkor haragszom magamra, engem az motivál, hogy az legyen jobb, hogy tényleg ne legyenek ilyen hibák benne. Nem megyek ki a kertbe december közepén, és korbácsolom a hátamat, hogy most akkor így bűnbocsánatot nyerjek, de kellő felelősségtudattal próbálom optimalizálni, viszont a párja ennek, ami azért ennél egy könnyebben megoldható dolog, hogy az egészet megpróbálom, ugye mindig heti szinten tervezek előre, amennyire lehet. De ezt az egészet is úgy próbálom meg fixen kezelni, hogy amennyire erőmből és a lehetőségeimből telik, ehhez igazodok, mert ad egy kellemes keretrendszert, hogy ne kelljen gondolkozzak azon, hogy mi a teendőm. De egy bizonyos pont után tökéletesen rugalmasan kell kezelni ezt az egészet, ha nem fér bele, átütemezem, átrakom, megbeszélem, lebeszélem, lemondok róla, bármi. Tehát hogyha nem tudom rugalmasan kezelni, akkor viszont mindig lesz stressz, mert soha nem sikerül tökéletesen tervezni egy hetet előre, ahhoz túl sok minden van az univerzumban, ami nem tőlem függ.

– Szuper! Akkor a végére már nekem csak az maradt itt kérdésként, hogy jó, akkor ugyan az elején akár lefitymálóan is hangozhatott az, hogy mondjuk hat számokat írunk elé, de azért mégiscsak ilyen első lépésnek ez nem lehet olyan rossz, és akkor az legalább már segít nekünk, de hogy egy ponton ez mennyire válhat természetessé, ez nekem ilyen nagyon fontos kérdés, mert még most az elején nehéznek tűnik ez a priorizálás, de hogy ez van ebből már olyan, hogy valakinek szokása alakul ki, vagy már így ránéz, és akkor könnyen ráböki, hogy az az egyes.
– Igen. Egyébként igen, mert én azt figyeltem meg magamon, hogy a heti áttekintéseim például, amik ilyen abszolút most nagyon szigorúan a GTD-s módszertanhoz igazítva nézem. Az elején te inkább két-két és fél óra volt az első hat hónapban. És ez csiszolódott le odáig, hogy heti háromnegyed óra egy óra már elég tud lenni, pontosan azért, mert megtanultam a feladataimat úgy fölírni, hogy amikor ránézek, akkor már tudom, hogy mi van benne, és sokkal jobban tudom megbecsülni azt, hogy mennyi időt fog tőlem elvinni. Ez egyszerűen visszamérések, meg a rendszernek a komolyan vétele miatt, megvan ez a rutin, ami azért jó, mert az ember alapvetően törekszik a szokások kialakítására. Most tedd szívedre a kezed, kíváncsi vagyok, hogy nálad ez mennyire igaz. Amikor reggel fölkelsz, akkor, de úgy tedd, hogy látszódjon a hatékony lesz a Clock Office.

De te úgy gondold át, hogy mik azok a dolgok, amiket odáig, hogy reggel elindulsz mondjuk dolgozni, vagy leülsz a számítógép elé dolgozni, mennyi dolgot csinálsz meg úgy, hogy egyáltalán nem jut eszedbe, hanem csak így megtörténik, mert minden reggel ezt csinálod.
– Az egész életem most ez így zajlik, de valójában amíg leülök a gépig. Nyilván egy csomó automatikus dolog van, kezdve a biológiai részétől egészen a konyhában ténykedésig.

– De azért mondom a reggelt, mert olyankor a tudatos része az agyunknak, az még igen, az még ágyban van, tudod, még idő, mire odaér, és mégis működnek a dolgok. Azért, mert egy csomó mindent rutinból csinálunk. Az emberi agy az alapvetően azt szereti, hogyha rutinokkal tud dolgozni, mert akkor az igazi erőforrásokat nem kell erre elpazarolni. A vezetés is egyébként egy ilyen, tehát az autóvezetés is egy ilyen, amikor friss jogsid van, akkor megőszülsz az első út alatt. Tizenöt évvel később meg igazándiból megreggelizel, nyilván nem, mert tilos, de dumálsz, telefonálsz, akármit csinálsz, ezeknek a nagy része ugyanúgy tilos, de hogy ezek mennének, ha nem lennének tilosak, merthogy a vezetés része már alapvetően rutin. Nekem a kedvenc példám erre például az, amikor oktatást tartok, hogy miért jók a rutinok, hogy miért lehetnek rosszak a rutinok, ugyanennek a másik oldala, ugye ez az érem, ugyanaz az érem, hogy amikor egyszer vittem el hétvégén egy oktatással a nagyobbik lányomat, és simán elindultunk azon az úton, amerre kellett volna menni, csak az az út, az pontosan ugyanaz az út az eleje, vagy amerre én reggel viszem iskolába. És így reggel mentünk Budapestre, hogy akkor vissza oktatásra, de kikötöttünk Érden az iskolájánál.
– Á!
– Merthogy így túlfizettem a gyerekkel.
– Igen-igen. Bebootolt a szokásos útvonal, és egyszerűen kikötöttünk a sulijánál. Jót röhögtünk egyébként, ez volt egy évvel ezelőtt, de még a mai napig föl szokta hozni, hogy ez mekkora volt. Ezek a szokások egyébként alapvetően jók, mert ilyenkor az értékes erőforrásainkat nem ezekre pazaroljuk el, hanem azokat meg tudjuk tartani arra, amin tényleg kell, hogy gondolkodjunk, úgyhogy a priorizálás is egy ilyen szokássá alakítható valami. Tehát az, hogy nekem egy feladat fontos-e vagy sem, azt be tudom így egytől négyig priorizálni magamnak.
– Mint egyfajta végszó, akkor kinevezném ezt a részét, bár akkor ezek szerint két végszó lesz, mert már egyszer közbevágtam, és aztán végül csak sikerült lezárni a gondolatot. Én nem, hanem én nem figyeltem erre, viszont arra figyeltem, és ez nekem megnyugtató, hogyha már ezt a mesterlistát össze tudnám hordani, és már abból sikerülne egy kicsit szűkíteni, már azzal egyébként elérhetnék valamit, aztán arról nem is beszélek, hogy még a későbbiekben is kaptunk bőven tanácsot, úgyhogy Péter nagyon-nagyon köszi, hogy beszélgettél velem erről, mert ez nekem már segített, remélem, neked is kedves pajtás, és hát a végszó jogán egyrészt Péternek is átadom a szót, másrészt arra kérem párás tekintetemmel, hogy beszéljünk már egy kicsit a közösségünkről. Hogy lehet oda csatlakozni?
– Hát a közösségünk az ugye alapvetően a project-blue.hu oldalon érhető el, ott megtaláltak mindent, amit gyártunk és írunk, beszélünk vagy felveszünk videóra, de emellett mindenkit nagy szeretettel invitálunk a discord közösségbe, ami a project-blue.hu/discord aloldalon keresztül elérhető bárkinek. Ez egy ingyenes szoftver. Ha oda beléptek, ott tudtok kérdezni, beszélgetni velünk, vagy azokkal, akik még hasonlóan produktivity függők, mint mi.
– Mert discordon egyébként ez egy productivity függő gyűjtőhely, ezt ajánljuk neked, kevésbé eszi meg az életet. Mint a Messenger például, vagy maga a Meta. Köszönjük a támogatást a metának, és hát mindemellett pedig köszönjük a támogatást neked, hogy hallgatod ezt a részt, ajánlod is másnak, akinek szüksége lehet egy-két hatékonyság padkesztre, mármint hatékonysággal foglalkozó Podcastre, és hát hogyha köztük megemlítesz minket is, akkor azt szívesen vesszük. Azt meg pláne, hogyha a következő epizódban is velünk tartasz. Úgyhogy Isten áldjon téged, kedves pajtás! Szervusz!
– Helló!
– Hatékony leszek Podcast, ha jobb akarsz lenni saját magadnál.

Hatekony Leszek logo
IMG 2013 scaled

Legyél ott a felvételeken is akár

Szeretnél online lenni a podcast felvételeken?

A Project Blue támogatóinak lehetősége van arra is, hogy ott legyenek velünk a felvételeken online.

Kérdezhettek az adás tartalmával kapcsolatban, a felvétel után együtt ki tudjuk beszélni, hogy mit gondoltok a témáról.

Sőt, akár vendégként egy-egy epizódban vendégül is láthatunk majd, ha olyan témád van, amiből hasznos epizód készülhet.

Ha érdekel a Project Blue klubtagsága, akkor erre vedd az irányt:

További podcast postok

További podcast epizódok

Hatekony Leszek YouTube banner 1920 × 1080 px 1

Pongor-Juhász Attila: Önjáróbb vállalkozás & 30 napos Vakáció [Podcast]

Pongar Juhász Attila, az önjáró cégfejlesztési szistéma megalkotója osztja meg velünk a vállalkozói siker és az egészséges életmód közötti összefüggéseket. Attila évek óta segít vállalkozóknak több profitot és szabadidőt elérni kevesebb stresszel, és most szeretné megosztani tapasztalatait a siker útjáról és arról, hogyan lehet egyszerre hatékony vállalkozó, cégvezető és egészséges életmódot folytató személy.

Tovább...

Kérdésed Van, Amit Feldolgozhatnánk?​​

Küldj üzenetet írásban, vagy hangban és a többi már rajtunk múlik!​​